Administratorem danych osobowych jest:

Pantax sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Ludwiki 4/102, 01-226 Warszawa, NIP: 5223306715, REGON: 529299647, KRS: 0001119762.

Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych: kontakt@pantax.pl.

Inspektor Ochrony Danych nie został powołany, ponieważ nie zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 37 RODO. We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się bezpośrednio z Administratorem.

Przetwarzamy dane osobowe przekazane nam bezpośrednio przez Was jako użytkowników Aplikacji w związku z korzystaniem z jej funkcji, w tym dane udostępnione nam przez Was z zewnętrznych serwisów logowania (Google, Facebook, Apple). Możemy również korzystać z danych osobowych pozyskanych ze źródeł publicznych, w szczególności publicznie dostępnych rejestrów (CEiDG, GUS, rejestr REGON, Wykaz podatników VAT („Biała Lista”) Ministra Finansów, system VIES Komisji Europejskiej) — w celu usprawnienia funkcjonowania Aplikacji, np. przez automatyczne pobieranie danych firmy na podstawie numeru NIP.

W ramach korzystania z Aplikacji możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

Twoje dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

• Świadczenie usług — umożliwienie Ci korzystania z funkcjonalności Aplikacji, w tym wystawiania faktur i prowadzenia ewidencji (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy).
• Logowanie i uwierzytelnianie użytkowników — umożliwienie korzystania z funkcji wymagających zalogowania, w tym za pomocą zewnętrznych dostawców tożsamości (Google, Facebook, Apple). Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda).
• Wystawianie i przechowywanie faktur oraz obsługa KSeF — umożliwienie Ci wystawiania i przechowywania faktur, przesyłania ich do KSeF oraz pobierania z niego numerów KSeF, UPO i faktur, na Twoje polecenie albo – w trakcie Twojej sesji – w zakresie opisanym w Regulaminie (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy). Dane Twoich klientów i innych osób wskazanych na fakturach przetwarzamy jako podmiot przetwarzający w Twoim imieniu, na podstawie umowy powierzenia (rozdział IIIb Regulaminu, art. 28 RODO); podstawę prawną ich przetwarzania ustalasz Ty jako administrator.
• Sprawdzanie numerów NIP i numerów VAT UE w publicznych rejestrach (Biała Lista, VIES, REGON) w celu uzupełnienia danych na fakturze (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO). W zakresie danych Twoich klientów działamy jako podmiot przetwarzający w Twoim imieniu (rozdział IIIb Regulaminu).
• Dokumentowanie akceptacji Regulaminu i bezpieczeństwo funkcji KSeF — przechowywanie zapisu akceptacji (identyfikator konta, data i godzina, wersja dokumentu) oraz informacji o zdarzeniach związanych z bezpieczeństwem korzystania z KSeF, w celu wykazania treści zawartej umowy, zapewnienia bezpieczeństwa Aplikacji oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora).
• Obsługa zapytań i wsparcia — kontaktowanie się z Tobą w sprawach technicznych lub administracyjnych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora).
• Wysyłka wiadomości transakcyjnych — wysyłanie potwierdzeń, faktur w formie PDF i powiadomień systemowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Prowadzenie statystyk i analizy — ulepszanie działania Aplikacji, zapewnienie bezpieczeństwa usług (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Realizacja obowiązków prawnych ciążących na nas, np. odpowiadanie na żądania uprawnionych organów (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora).

Twoje dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG):

Niektórzy z naszych dostawców (m.in. Google, Meta, Apple) mają siedzibę w Stanach Zjednoczonych lub przetwarzają dane poza EOG. W takich przypadkach transfer odbywa się w oparciu o:

• decyzję Komisji Europejskiej o adekwatności w ramach EU-US Data Privacy Framework — w odniesieniu do podmiotów certyfikowanych (m.in. Google LLC, Meta Platforms Inc., Apple Inc.), lub
• standardowe klauzule umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską.

Możesz uzyskać kopię stosowanych zabezpieczeń, kontaktując się z nami pod adresem kontakt@pantax.pl.

Okres przechowywania zależy od celu, dla którego dane zostały zebrane:

• Konto użytkownika i dane logowania — przez czas posiadania konta w Aplikacji oraz do 30 dni po jego usunięciu (na potrzeby obsługi żądań przywrócenia). Konto, do którego nie logowano się przez co najmniej 18 miesięcy, może zostać usunięte po wypowiedzeniu umowy z 30-dniowym terminem (Regulamin, rozdział XIa).
• Kopie zapasowe — dane z usuniętego konta mogą przez krótki czas pozostawać w kopiach zapasowych bazy danych i plików, które tworzymy wyłącznie na wypadek awarii. Kopie usuwamy w ramach automatycznej rotacji, najpóźniej w ciągu 30 dni od usunięcia konta, i nie wykorzystujemy ich w innym celu.
• Dane faktur i ewidencji (zarówno Twoje, jak i Twoich klientów), w tym pliki XML faktur, numery KSeF i UPO — przez czas posiadania konta, do czasu ich usunięcia przez Ciebie w Aplikacji albo usunięcia konta, a następnie w kopiach zapasowych zgodnie z punktem o kopiach zapasowych. Nie archiwizujemy faktur w Twoim imieniu — obowiązek przechowywania faktur dla celów podatkowych ciąży na ich wystawcy i odbiorcy (Regulamin, rozdział III pkt 6–7).
• Zapis akceptacji Regulaminu i Regulaminu usługi KSeF — przez czas posiadania konta, a po jego usunięciu do upływu okresu przedawnienia roszczeń z umowy.
• Dane techniczne (logi serwera, adresy IP) — do 12 miesięcy
• Dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu jej cofnięcia
• Dane na potrzeby roszczeń — do upływu okresu przedawnienia (zwykle 3 lub 6 lat zgodnie z Kodeksem cywilnym)

Po upływie tych okresów dane są usuwane lub trwale anonimizowane.

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych,
• prawo do sprostowania danych,
• prawo do usunięcia danych,
• prawo do ograniczenia przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych,
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
• prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie danych (przy czym cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, które odbywało się przed jej cofnięciem).

Dodatkowo masz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl), jeśli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO.

Aby skorzystać z któregokolwiek z powyższych praw, skontaktuj się z nami pod adresem kontakt@pantax.pl. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania.

7.1. Używamy plików cookies i podobnych technologii w dwóch kategoriach:

• a) Niezbędne — konieczne do działania Aplikacji: sesja po zalogowaniu (idToken) i zapamiętanie Twojej decyzji w sprawie cookies (cookiesUsage, 12 miesięcy). Nie wymagają zgody.
• b) Analityczne — Google Analytics (Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia): statystyki korzystania z Aplikacji (np. odwiedzone ekrany, czas wizyty, typ urządzenia, przybliżona lokalizacja) w celu jej ulepszania. Dane trafiają do dwóch naszych usług Google Analytics: „Pantax” (Aplikacja) i „Poradnik Pantax” (blog poradnik.pantax.pl). Cookies _ga, _ga_*, do 2 lat. Funkcje reklamowe Google Analytics (sygnały Google, personalizacja reklam) są wyłączone. Podstawa: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

7.2. Cookies analityczne uruchamiamy dopiero po wyrażeniu zgody w banerze. Do czasu Twojej decyzji nie przekazujemy żadnych danych do Google Analytics.

7.3. Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać: link „Cookies” w stopce strony albo „Ustawienia cookies” w Ustawieniach konta. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem. Po wycofaniu usuwamy z przeglądarki cookies analityczne.

7.4. W Aplikacji nie używamy cookies marketingowych ani reklamowych. Jeśli to się zmieni, poprosimy o osobną zgodę.

7.5. Google może przekazywać dane do USA na podstawie decyzji Komisji Europejskiej (EU-US Data Privacy Framework), w którym uczestniczy Google LLC. Więcej: policies.google.com/privacy i policies.google.com/technologies/partner-sites.

7.6. Dostawcy logowania (Google, Facebook, Apple) mogą ustawiać własne cookies na swoich stronach podczas logowania, zgodnie z ich politykami.

7.7. Cookies możesz też usuwać i blokować w ustawieniach przeglądarki.

Aplikacja umożliwia logowanie przy użyciu konta Google, Facebook lub Apple.

Co się dzieje przy logowaniu społecznościowym:

• Klikasz przycisk „Zaloguj przez Google”, „Zaloguj przez Facebook” lub „Zaloguj przez Apple”
• Zostajesz przekierowany na stronę dostawcy (Google, Meta lub Apple), gdzie potwierdzasz zgodę na udostępnienie swoich danych naszej Aplikacji
• Dostawca przekazuje nam dane, na których udostępnienie się zgodzisz — zwykle imię, adres e-mail, zdjęcie profilowe (awatar) i unikalny identyfikator konta; zakres zależy od dostawcy i ustawień Twojego konta.
• Na podstawie tych danych tworzymy lub aktualizujemy Twoje konto w Aplikacji

Funkcja „Ukryj mój e-mail” w Apple Sign In: korzystając z logowania przez Apple możesz wybrać opcję ukrycia swojego prawdziwego adresu e-mail. W takim przypadku Apple wygeneruje dla Ciebie unikalny, anonimowy adres przekazujący (relay), który zostanie zapisany w naszym systemie zamiast rzeczywistego adresu. Wiadomości wysyłane na ten adres są przekazywane przez Apple na Twój prawdziwy e-mail. Ta funkcja działa wyłącznie po stronie Apple — nie mamy dostępu do Twojego prawdziwego adresu e-mail.

Usunięcie konta: w każdej chwili możesz zażądać usunięcia swojego konta i wszystkich powiązanych danych, kontaktując się pod adresem kontakt@pantax.pl. Możesz też usunąć powiązanie konta społecznościowego ze swoim kontem w Aplikacji ze swojego profilu użytkownika.

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą czy zniszczeniem, w tym szyfrowanie danych w trakcie przesyłania (TLS/HTTPS), szyfrowanie w spoczynku oraz zabezpieczenia infrastruktury chmurowej Google Cloud Platform.

Połączenia z KSeF są szyfrowane (TLS), a token KSeF przy uwierzytelnieniu w KSeF jest dodatkowo szyfrowany kluczem publicznym Ministerstwa Finansów.

Brak zautomatyzowanego podejmowania decyzji: Twoje dane osobowe nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, które wywoływałoby wobec Ciebie skutki prawne lub w istotny sposób na Ciebie wpływało (w rozumieniu art. 22 RODO).

Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w Polityce Prywatności. Zmiany będą publikowane w Aplikacji wraz z odpowiednią informacją oraz aktualizacją daty ostatniej zmiany na początku dokumentu.

W sprawach dotyczących prywatności możesz się z nami skontaktować:

Pantax sp. z o.o.

ul. Ludwiki 4/102, 01-226 Warszawa

E-mail: kontakt@pantax.pl